BenchMarking Corner Especial - Costos de Mantenimiento

Muchos de mis amigos y seguidores de este blog me han llamado o escrito para consultarme sobre este indicador de gestión en mantenimiento. Aparentemente es un indicador muy usado en la industria, sin embargo pienso que es contraproducente que tenga tanta popularidad y dijo esto porque a pesar que es un indicador muy importante y que definitivamente debe ser monitoreado en función de obtener la excelencia operacional, la impresión que me da es que muchos gerentes siguen considerando el recorte de costos como una estrategia de negocio y viendo a mantenimiento con una mentalidad retrograda, donde es considerado como un mal necesario y no como un proceso productivo. Tal vez me equivoque y si así es, maravilloso, y si no por favor trabajen para crear en sus equipos de trabajo una cultura que valore los costos en su justa medida y luchen por presupuestos que soporten la gestión de confiabilidad.

Categoría del Indicador: Negocios y Gerencia - Costos

Nombre: Costos Totales de Mantenimiento en Función del Replace Asset Value (RAV).

Símbolo: No Aplica

Ecuación estadística: No Aplica

Como Calcularlo:

% Costos Totales de Mantenimiento (RAV) = Costos Totales de Mantenimiento ($) / RAV ($)

Costos Totales de Mantenimiento: Son los costos de mantenimiento por: Labor (incluyendo la labor de los operadores si existe un TPM instalado), materiales, servicio, recursos y contratistas. Incluye también todos los costos relacionadas a perdidas de producción atribuibles a mantenimiento de equipos, gasto de capital directamente relacionados con el ciclo de vida útil de los equipos (reemplazo) y NO debe incluir los gasto por capital por expansión o mejoras en las facilidades.

Valor de Reemplazo de las facilidades o RAV: Este es el valor que se requerirá para reemplazar la capacidad de producción de los activos presente en una planta.

Existen cuatro métodos para determinar el RAV:

1. La manera mas exacta es determinando el costo de capital original de las facilidades y equipos desde su fecha de comisionamiento y hacer un ajuste por inflación según el índice del banco Central de cada país, adicionalmente deben incluirse las mejoras significantes hechas hasta entonces y restarse todas las desincorporaciones o abandonos de equipos los cuales también deben ser ajustados por inflación a la fecha de su desincorporación.

2. Usar el valor de aseguramiento o Insured Asset Value (IAV) proveniente de las compañías aseguradoras, si usa este método debe tener en cuenta que no sera un valor exacto del RAV, ya que, este valor incluye un factor de riesgo determinado por las compañías de seguro. sin embargo se ha demostrado que esta inexactitud tiene poco impacto en comparación con el primer método descrito.

3.  Si la planta fue adquirida recientemente a través de una compra o venta, la empresa compradora normalmente contrata a otra empresa especializada para que haga una valuación del RAV, la observación aquí es que normalmente en esta valuación esta incluido el capital de trabajo y el valor de las tierras, qque en teoria no forman parte del RAV.

4. Si la empresa tiene facilidades similares en tamaño, edad y capacidad, el RAV calculado para una puede ser utilizado para las otras, haciendo por supuesto, los ajustes pertinentes. Este es el método mas inexacto para calcular el RAV.  

Unidad: Porcentaje (%)

Beneficio: El costo de mantenimiento es una medida directa de la efectividad de los programas de mantenimiento para controlar la mano de obra y el resto de los recursos. Adicionalmente es en muchos caso una manera de medir otros proceso de mantenimiento como: planificación y programación, programas de eliminación de defectos, manejos de Inventario, programas de recuperación de materiales y equipos usados etc.

Valor Work Class: 2 %

Valor Esperado: 4 al 5 %

Observaciones: Como complemento de mi comentario inicial quiero agregar que las políticas de recortes de costos ayudan poco a alcanzar los objetivos básicos que se necesitan para un desempeño de clase mundial, sin embargo muchas empresas consideran esta política como una buena practica, aunque se ha demostrado que la implementación de este tipo de política frena el crecimiento, es importante que le quede claro al lector que no estoy en desacuerdo con el control de los costo y que soy de los que piensan que la reducción de costo debe venir por añadidura con la excelencia operacional.

Mantenimiento Predictivo. Elementos Esenciales

El mantenimiento predictivo (PdM) es una herramienta esencial en toda estrategia de confiabilidad, este tiene como objetivo asegurar la máxima confiabilidad y tiempo en servicio de los equipos, sistemas y/o procesos a través del conocimiento de las condiciones operacionales y de las tendencias de desempeño de los equipos.

Contrariamente a lo que se pueda pensar, la razón de negocio en la cual se fundamenta las actividades del PdM es simplemente reducir las pérdidas por paradas no programadas, a través de la planificación de una respuesta a una falla que ha sido detectada antes que esta se convierta en una emergencia.

Para lograr esto la data recolectada en las diversas rutas de monitoreo debe ser convertida en información que permita hacer diagnósticos precisos de las causas de las fallas y tomar las acciones preventivas a tiempo, adicionalmente esta informacion tambien permite planificar las reparaciones de los equipos más eficientemente, ya que, se conoce con precisión cuando esta es necesaria.

Básicamente un buen programa de PdM debe contener cinco elementos esenciales para el manejo de la data, fácilmente recordado por el acrónimo S-C-A-D-A (por sus siglas en ingles: Schedule – Collect – Analysis – Decision – Action) esto no debe ser confundido con el sistema de supervisión y adquisición de data en campo (Supervisory Control and Data Acquisition).

Schedule (Programación): Programar la captura de la data para todas las maquinas incluidas en las diferentes rutas de monitoreo. Para esto se requiere establecer una estrategia de frecuencia de recolección y monitoreo de la data, estas pueden basarse en:

• Monitoreo por calendario.

• Monitoreo por tiempo de funcionamiento.

• Antes o después de una intervención de un equipos.

• Una base cero generada para los equipos nuevos.

Estas estrategias deben estar integradas con el resto de las actividades de mantenimiento, por lo cual, deben integrarse al CMMS, ser parte de la carga de trabajo para la planificación, ser tomada en cuenta en las prioridades de los trabajos y garantizar el cumplimiento y el control de la ejecución de los mismos

Collect: (Captura): Capturar la data por medios manuales o automáticos. Un robusto proceso de captura de datos debe asegurar tres aspectos fundamentales:

• Identificar e instalar de los puntos de recolección de muestras o datos. Estos deben ser colocados en los lugares correctos y en los mismos puntos cuando se trata de equipos similares, para evitar los muestreos cruzados y garantizar un muestreo consistente.

• Asegurar la calidad de las muestras o de la data. Esto se logra con el correcto adiestramiento del personal que toman las muestras o los datos, es recomendable elaborar procedimientos para estas actividades.

• Registrar las “malas” muestras o los datos que estén fuera de los parámetros normales. Para esto es de gran ayuda la elaboración de una orden de trabajo de PdM que le permita a los técnicos tener información relevante de los equipos y al mismo tiempo que se registra toda la información en el CMMS.

Analysis (Análisis): Analizar los resultados de las muestras o data capturada con la intención de determinar los niveles de riesgos y los detalles de los modos de fallas latentes. Esta es la etapa más difícil y donde hay más probabilidades de error, por esta razón es esencial establecer una política de alarma para asegurar la robustez del PdM.

Existen muchas fuentes de información o recursos para poder armar una buena política de alarma, como:

a. Parámetros de maquinarias en similares servicios.

b. Experiencia de operadores, técnicos y proveedores de servicios.

c. Publicaciones y estándares

Algunos parámetros de procesos como temperaturas y presión son controlados por dispositivos de seguridad, estos parámetros no están relacionados directamente con el PdM pero si con la política de alarma de una instalación. En estos casos las fuentes de información son los Set-point de shutdown, Valores seguros de operación y los HAZOP.

Una vez se establezca la política de alarmas y se logre un buen historial de data que reflejen la realidad de nuestros equipos, las alarmas o set-point pueden y deben ser ajustados.

Decision (Decisión): Una vez analizada y validada la presencia de una o varias alarmas, deben ser tomadas las decisiones apropiadas, en el tiempo apropiado por la persona o grupo de personas apropiadas. La formulación de un diagnostico y una subsecuente decisión es una de las acciones más complejas y ambiguas en este proceso, para ello puede ayudarnos las siguientes recomendaciones:

• La calidad en el diagnostico de una falla será más eficiente si existe una sinergia entre los diferentes departamentos o funciones involucradas. La cantidad y la calidad de la información que todos puedan aportar ayudara a evaluar mejor los riesgos y el tiempo con que se cuenta para tomar una acción.

• Una herramienta disponibles que ayuda a la toma de decisión se basa en hacer una series de preguntas basada en la información disponible, como:

o Causas: ¿Existen Causas externas?

o Tendencias: ¿Que muestran las tendencias?

o Predominancia: ¿Cual es el mecanismo de falla predominante?

o Estándares: ¿Cuales son los estándares o las especificaciones que podemos verificar?

o Niveles actuales: ¿Que tan altos son los niveles de alarma comparados con la línea base original?

Una decisión puede ser tomada en cuestión de horas, pero siempre considerando que quien la toma debe ser una persona o grupo de personas con suficiente conocimiento, habilidades y autoridad técnica para generar las prioridades y destinar recursos en base al riesgo observado.

Action (Acción): Todo el trabajo anteriormente mencionado no vale de nada si no se toma una acción. Por lo tanto debemos asegurar que una vez tomada una decisión se genere y se ejecute una acción. La formas más lógica y fácil de garantizar el cumplimiento de una acción es mediante la generación de una orden de trabajo (ODT) de preventivo en el CMMS.

Como podrán darse cuenta no he tocado el tema de la tecnología, ni tampoco las relaciones que guarda el PdM con el mantenimiento basado en condición (MBC) y el mantenimiento proactivo, ya que, esto dependerá en mucho de las características de las instalaciones y de la cultura de confiabilidad arraigadas en ellas. Sin embargo y no obstante lo importante y complejo de estos temas si he mencionado los elementos esenciales que deben tener cualquier programa de PdM en función de convertir la data en información que permita la toma de decisiones y la acción pertinente para evitar una parada no programada, sin estos elementos cualquier intento de afrontar un programa de monitoreo de condición estará destinado a fracasar, independientemente de la tecnología o estrategia de mantenimiento que estemos utilizando.