5 de agosto de 2013

Presupuestos Base Cero para Mantenimiento


El control de costos es el mecanismo más usado para medir las actividades y operaciones de mantenimiento, seguido por el control del presupuesto y la productividad, sin embargo, muchos gerentes de mantenimiento siguen prestando muy poca atención a desarrollar presupuestos que se basen en los costos de sus actividades y proyectos incluidos en un plan anual estructurado.

En base a las creencias de que los costos de mantenimiento son fijos y a la supuesta aprobación automática de una línea base de gastos en función a valores históricos, el método más usado por la mayoría de los gerentes es tomar el presupuesto del periodo anterior, hacer un ajuste por inflación y aplicar un factor de seguridad al “ojo por ciento”, esto, sin embargo, no evita ser deficitarios o tener superávits distorsionadores y perjudiciales para la gestion de mantenimiento.

En contraste a los métodos tradicionales de hacer presupuesto, los Presupuestos Base Cero (PBC) o Basados en Actividades (PBA) toman cada vez mas campo aun que no sea una tendencia nueva, ya que, en los años 60s y 70s ya se utilizaban especialmente en el sector publico de los Estados Unidos.

Los PBC es una técnica que complementa y vincula los procesos de planificación, presupuesto y control de costos. Se trata de un enfoque de gestión que proporciona una base creíble para la asignación de recursos centrándose en una revisión de las actividades y donde todos los gastos serán justificados para cada periodo. Los presupuestos se construyen entonces alrededor de lo que se necesita para el próximo período, independientemente de si este es mayor o menor que el periodo anterior.
Para desarrollar un PBC en mantenimiento se requiere desarrollar y ejecutar los siguientes procesos y actividades:
  1. Crear un plan de Mantenimiento Preventivo (PM) bien estructurado y planificado que este integrardo con el plan anual de mantenimiento.
  2. Definir los proyectos a ejecutar en el periodo, incluyendo los Manejos del Cambio (MDC), mejoras de la integridad mecánica y los Mantenimientos Mayores (TAR).
  3. Estimar las actividades de Mantenimiento Correctivo (CM) en base al historial y la experiencia.
  4. Documentar la ejecución de los trabajos planificados o no, a través de Ordenes de Trabajo (ODT).
  5. Desarrollar una estructura de elementos o centros de costos clara para la entrada de los datos que garantice la mejora continua del proceso.
  6. Monitorear la ejecución de los trabajos a través de informes e Indicadores de Gestión (KPIs).
Una de las fuentes principales de información para lograr lo anterior es el sistema computarizado de gestión de mantenimiento o CMMS por sus siglas en ingles (Computerized Maintenance Management System), el cual, contiene toda la información relacionada con los equipos y las Ordenes de Trabajo (ODT) de mantenimiento, claro está esto será asi, siempre que la premisa sea que todo trabajo ejecutado por mantenimiento debe poseer una ODT y un plan de trabajo previamente diseñado que especifique las tareas y los recursos necesarios para su ejecución.

Otras fuentes de información pueden ser: los proyectos de relacionados con la mejora de confiabilidad operacional (MCC, TPM, etc.), los planes de integridad, los planes de Seguridad, Higiene y Ambiente (SHA), los reportes de indicadores de gestión (KPIs) y otros. 

Es obvio que recolectar toda esta información y procesarla requiere de numerosas sesiones de trabajo y horas hombre de dedicación, sin embargo, estos suele ser compensado con los siguientes beneficios:
  1. Mejora la efectividad en el proceso de elaboración de los presupuestos.
  2. Facilita el monitoreo y control del presupuesto
  3. Mejora la eficiencia en la adjudicación de los recursos para cada actividad presupuestada.
  4. Facilita la identificacion de áreas o actividades que generan gastos innecesarios.
  5. Mejora la efectividad de la planificación de los trabajos a través del uso del CMMS.
  6. Fortalece el conocimiento financiero y el sentido de propiedad del personal
  7. Mejora sustancialmente la calidad de los reportes por parte del personal de operaciones y mantenimiento
  8. Mejora el proceso de comunicación y coordinación entre las diferentes gerencias de la organización.