El
control de costos es el mecanismo más usado para medir las actividades y operaciones
de mantenimiento, seguido por el control del presupuesto y la productividad, sin embargo, muchos gerentes de mantenimiento siguen prestando muy poca atención a desarrollar presupuestos que se basen en los costos de sus actividades y proyectos incluidos en un plan anual estructurado.
En base a las creencias de que los costos de mantenimiento son fijos y a la supuesta aprobación
automática de una línea base de gastos en función a valores históricos, el método
más usado por la mayoría de los gerentes es tomar el presupuesto del periodo anterior,
hacer un ajuste por inflación y aplicar un factor de seguridad al “ojo por
ciento”, esto, sin embargo, no evita ser deficitarios o tener superávits distorsionadores
y perjudiciales para la gestion de mantenimiento.
En
contraste a los métodos tradicionales de hacer presupuesto, los Presupuestos Base Cero (PBC) o Basados en Actividades (PBA) toman cada vez mas campo aun que no sea una tendencia nueva, ya que, en los años 60s y 70s ya se utilizaban especialmente
en el sector publico de los Estados Unidos.
Los
PBC es una técnica que complementa y vincula los procesos de planificación,
presupuesto y control de costos. Se trata de un enfoque de gestión que
proporciona una base creíble para la asignación de recursos centrándose en una revisión
de las actividades y donde todos los gastos serán justificados para cada
periodo. Los presupuestos se construyen entonces alrededor de lo que se
necesita para el próximo período, independientemente de si este es
mayor o menor que el periodo anterior.
Para
desarrollar un PBC en mantenimiento se requiere desarrollar y ejecutar los
siguientes procesos y actividades:
- Crear un plan de Mantenimiento Preventivo (PM) bien estructurado y planificado que este integrardo con el plan anual de mantenimiento.
- Definir los proyectos a ejecutar en el periodo, incluyendo los Manejos del Cambio (MDC), mejoras de la integridad mecánica y los Mantenimientos Mayores (TAR).
- Estimar las actividades de Mantenimiento Correctivo (CM) en base al historial y la experiencia.
- Documentar la ejecución de los trabajos planificados o no, a través de Ordenes de Trabajo (ODT).
- Desarrollar una estructura de elementos o centros de costos clara para la entrada de los datos que garantice la mejora continua del proceso.
- Monitorear la ejecución de los trabajos a través de informes e Indicadores de Gestión (KPIs).
Una
de las fuentes principales de información para lograr lo anterior es el sistema
computarizado de gestión de mantenimiento o CMMS por sus siglas en ingles (Computerized
Maintenance Management System), el cual, contiene toda la información relacionada
con los equipos y las Ordenes de Trabajo (ODT) de mantenimiento, claro está
esto será asi, siempre que la premisa sea que todo trabajo ejecutado por mantenimiento
debe poseer una ODT y un plan de trabajo previamente diseñado que especifique
las tareas y los recursos necesarios para su ejecución.
Otras
fuentes de información pueden ser: los proyectos de relacionados con la mejora
de confiabilidad operacional (MCC, TPM, etc.), los planes de integridad, los
planes de Seguridad, Higiene y Ambiente (SHA), los reportes de indicadores de gestión
(KPIs) y otros.
Es
obvio que recolectar toda esta información y procesarla requiere de numerosas
sesiones de trabajo y horas hombre de dedicación, sin embargo, estos suele ser
compensado con los siguientes beneficios:
- Mejora la efectividad en el proceso de elaboración de los presupuestos.
- Facilita el monitoreo y control del presupuesto
- Mejora la eficiencia en la adjudicación de los recursos para cada actividad presupuestada.
- Facilita la identificacion de áreas o actividades que generan gastos innecesarios.
- Mejora la efectividad de la planificación de los trabajos a través del uso del CMMS.
- Fortalece el conocimiento financiero y el sentido de propiedad del personal
- Mejora sustancialmente la calidad de los reportes por parte del personal de operaciones y mantenimiento
- Mejora el proceso de comunicación y coordinación entre las diferentes gerencias de la organización.
