Analisis Causa Raíz: Elaborando Las Recomendaciones

 

Supongamos que se ha seguido al pie de la letra todo el proceso del Análisis Causa Raíz (ACR) o la investigación de un evento significativo específico, hemos realizado nuestro Análisis de la falla y hemos iniciado nuestro reporte gerencial. En este punto el equipo de investigación ha realizado un gran esfuerzo recolectando y organizando los datos, se han determinado los factores críticos que contribuyeron al evento, se ha desarrollado un árbol lógico en el que todas las hipótesis han sido probadas o rechazadas con datos concretos y se han identificado las raíces físicas, humanas y latentes. ¿Hemos terminado? No del todo.

El éxito puede definirse de muchas maneras, pero un ACR no debe considerarse exitoso a menos que algo haya mejorado como resultado de la investigación y la aplicación efectiva de las recomendaciones de este, el mero hecho de realizar un ACR disciplinado no garantiza los resultados. Como muchos pueden atestiguar, conseguir que se haga algo con sus resultados puede ser la parte más difícil del análisis, a menudo, sin la elaboración de unas buenas recomendaciones puede hacer que los resultados de nuestro trabajo caigan en un saco roto y todo el esfuerzo haya sido una pérdida de tiempo y de dinero.

Si sabemos que estos obstáculos pueden surgir, también podemos planificar proactivamente su aparición, para ello, se sugiere que se desarrollen criterios de aceptación de las recomendaciones a través de consultas a los gerentes que manejan los presupuestos y toman las decisiones económicas y operacionales antes de empezar a escribirles para así conocer las reglas del juego. Se trata de una petición razonable que sólo busca no malgastar el tiempo y el dinero de la empresa en un trabajo sin valor añadido.

Un ejemplo de una lista de criterios de aceptación de recomendaciones podrían ser los siguientes:

1. Eliminar o reducir el impacto de la causa - El objetivo de un ACR no siempre puede ser eliminar una causa, en algunos casos el objetivo puede ser reducir su impacto o aumentar el tiempo entre sus ocurrencias.

2. Proporcionar un ahorro en el presupuesto o simplemente no a sobrepasarlo - Hace unos años atrás los presupuestos solían ser generosos, Sin embargo, recientemente, se ha visto que estas cifras y las expectativas oscilan hacia la baja. Esto fomenta una cultura de ahorro, en la que sólo se negocia con certeza.

3. No entrar en conflicto con proyectos ya en ejecución o programados - A veces elaboramos recomendaciones sin saber que ya hay planes o proyectos en marcha para resolver algún problema ya identificado, como por ejemplo una parada programada, la compra de un repuestos o equipos, un plan de adiestramiento etc., si se nos informa de esos planes “secretos” o poco divulgados, no nos complicaremos la vida elaborando recomendaciones que no tienen sentido o ninguna posibilidad de ejecución.

4. Enumerar todos los recursos y justificaciones de costos - Por lo general, todos esperan que hayamos pensado en cómo ejecutar las recomendaciones, por tanto, los análisis de costos / beneficios, los recursos humanos requeridos, los materiales necesarios, consideraciones de seguridad y calidad, etc. Todo ello debe exponerse.

5. Tener un efecto cooperativo - A veces, en nuestros entornos de trabajo tenemos "parcelas" que se desarrollan internamente y acabamos en una situación en la que sofocamos la comunicación y competimos unos contra otros, este escenario es común y contraproducente. Los gerentes deben esperar que las recomendaciones generen un ambiente de cooperación entre toda la organización, las recomendaciones no deben ser aceptadas si hacen que un área se sacrifique a costa de otras.

En resumen, la idea es no perder nuestro tiempo y energía elaborando recomendaciones que no tienen ninguna posibilidad de que el responsable de la toma de decisiones las acepte. Hay que esforzarse por buscar esa información y luego enmarcar las recomendaciones del equipo en torno a criterios sensatos y lógicos.

Elaborando las Recomendaciones:

Las recomendaciones es el apartado del informe, donde el equipo investigador condensa aquellas sugerencias que se originaron durante los procesos de investigación y análisis de la falla. Dichas sugerencias tienen que ver con diversos aspectos relacionados o no con la temática investigada, con el fin de que las recomendaciones del informe sean un punto de interés y con validez técnica.

Cada persona o equipo tendrá sus propias formas de redactar las recomendaciones, el objetivo del equipo de ACR será cumplir con unas series de normas básicas que permitan cumplir con los objetivos del equipo.

Los miembros del equipo principal deben reunirse para discutir y concentrarse únicamente en las recomendaciones. En esta reunión, el equipo debe enfocarse en tratar de construir un caso sólido. El informe y sus recomendaciones representan para el equipo un día de un abogado en un tribunal frente a un jurado. Para ganar un caso, nuestras conclusiones y recomendaciones deben ser sólidas y bien pensadas. Pero, sobre todo, deben ser aceptadas, aplicadas y eficaces para tener éxito.

Las recomendaciones deben ser claras, concisas y comprensibles. Siempre hay que tener el objetivo de eliminar o reducir en gran medida el impacto de la causa al redactar las recomendaciones. Hay que hacer todo lo posible para centrarse en el Análisis de la Falla. A veces tenemos la tendencia a tener proyectos favoritos que adjuntamos a una recomendación porque puede tener más posibilidades de ser aceptada, sin embargo, esto tienden a empantanar un buen proyecto y amenaza su aprobación a largo plazo. La primera oportunidad que la gerencia vea "el humo" afectará la credibilidad de todo el análisis o investigación, por esto cuando redacte las recomendaciones, cíñase a los problemas que se plantean y céntrate en eliminar el riesgo de que se repita.

TIPs de redacción:

• Las conclusiones y sus recomendaciones deben estar enfocada en el evento que estamos investigado, siendo este el objetivo principal, sin embargo, también puede haber conclusiones sobre objetivos secundarios sobrevenidos de los hallazgos de una investigación o sobre el impacto o consecuencias de una Falla.
• Las conclusiones y sus recomendaciones deben guardar correspondencia con los objetivos de la investigación y se fundamentan en los resultados obtenidos.
• Cada conclusión debe tener una recomendación.
• La recomendación deberá tener coherencia con el asunto investigado y con las hipótesis de las causas de la falla o del problema.
• La recomendación debe estar dirigido a corregir un problema o a consolidar una buena práctica.
• Las recomendaciones deben tener una connotación y un sentido de aplicación práctica que permita generar un plan de acción realista y factible.

·         Al redactar las conclusiones y recomendaciones tener en cuenta los siguientes consejos: 

• Construir oraciones claras, concisas, de sintaxis sencilla y bien conectadas.
• Ordenar los componentes de la oración (sujeto + verbo + complementos)
• Evitar elementos superfluos (añada solo palabras que aporten significados al contexto)
• Escoger palabras claras y precisas.
• Evitar tecnicismos innecesarios.
• Moderar el uso de construcciones impersonales y pasivas.
• Utilizar más verbos que sustantivos.

Recomiendo dar un vistazo a la siguiente página web para los tips de Reacción:

https://www.uoc.edu/portal/es/servei-linguistic/redaccio/10-recomanacions/index.html