Mantenimiento y el Control de Inventarios

Hasta los años ochenta y principio de los noventa, la función de los almacenes, al igual que la de mantenimiento, era vista solo como un centro de costo, la tendencia en el manejo de inventario de muchas empresas en la región era simple: el control del inventario era solo cosa de la gente de los almacenes, se manejaba a través de un software hecho en casa, administrado, generalmente, por el personal de procura cuyo esfuerzo operacional estaba dedicado a suministrar a tiempo la materia prima necesaria para producir el producto final, consolidar el numero de proveedores y obtener el mejor precio de estos. El enfoque financiero estaba orientado a la reducción del valor de los inventarios en los almacenes desincorporando ítems de una forma indiscriminada y en muchos casos sin consultar a mantenimiento.

El personal de mantenimiento tenia poca o ninguna ingerencia en la formulación de las estrategias de procuras y almacén, para entonce los profesionales de mantenimiento eran vistos como unos héroes de películas, como aquellos personajes que rescataban a la dama en apuros y casi siempre salvaban al pueblo de una catástrofe, eran los encargados de apagar los incendios a cualquier costo y restablecer el honor del equipo (restableciendo el estatus operacional), y no podían ser distraídos en otras actividades que los desenfocaran de esta ardua tarea.

Ya para mediados de los años noventa, se empezaba a ver un cambio de paradigma, la baja productividad del personal de mantenimiento, los prolongados tiempos de parada de los equipos, la producción diferida por falta de repuestos, las fallas repetitivas por la baja calidad de los materiales, los costos de mantenimiento cada vez mas altos y los riesgo que todo lo anterior implicaba, obligo al grupo de mantenimiento a dar un vistazo a la forma de mejorar el control y la utilización del inventario en los almacenes, es entonces cuando se empieza a ver este asunto como un factor importante para lograr la optimización del mantenimiento y la seguridad de las instalaciones.

Una de las primeras cosas que sucedieron fue la utilización de software mas estructurados y sofisticado para el control y la planificación del inventario, empezamos a ver el uso mas frecuentemente de “Computerized Maintenance Management System” (CMMS) que incluían módulos de materiales, los cuales, se integraban a través de otras interfases, a los software financieros utilizados por los departamentos de procura, esto suponía que el personal de mantenimiento se involucrase mas en el asunto de los inventarios, sin embargo, como casi siempre ocurre no todos estábamos preparados para este cambio.

Términos como: cadena de suministro (supply chain), tiempo de reposición, niveles máximo y mínimos, evaluación de la demanda, ya no eran cosas solo de la gerencia de materiales, se trataba ahora de incluir en las estrategias de mantenimiento estos asuntos como algo propio. Los roles y responsabilidades cambiaban y la toma de decisiones no eran de manera aislada sino como grupo, evitando la eliminación de stock por reducción de inventarios u obsolescencia y permitiendo un mejor control de los niveles de stock mínimos, máximo y de los repuestos críticos.

Estos cambio también obligaron a generar estructuras organizacionales que soportaran el nuevo enfoque, especialmente en el área de mantenimiento donde se empezaban a ver los primeros esfuerzos para establecer el ambiente proactivo. Esta nueva tendencia incluía actividades de Planificación y de mantenimiento predictivo, permitiendo que se agregaran a los tradicionales grupos de preventivo y correctivo los grupo de planificación y de confiabilidad, los cuales en la mayoría de los casos, asumían las responsabilidades de estos nuevos roles. Estas nuevas posiciones en mantenimiento, junto con el personal de procura y almacenes se convirtieron en los aliados perfectos en el objetivo común de optimizar los inventarios y dar más confiabilidad a las instalaciones.

La nueva estrategia involucraba muchos aspectos, una de las mas arduas tenia que ver con la identificación y documentación de los ítem necesarios para realizar eficientemente el mantenimiento de los equipos, esto en la mayoría de los casos, se lograba con la elaboración de planes de mantenimientos y procedimientos de trabajos, que generaban a su vez listados de materiales (Bill of Material) que especificaban las cantidades, el tipo y la calidad de los repuestos, materiales y herramientas a utilizar, cosa que facilitaba enormemente la planificación de los trabajos, aumentaba los niveles de eficiencia y mejoraba la confianza del personal. El mantenimiento predictivo por su parte contribuía a optimizar las frecuencias de las inspecciones y de los recambios de piezas, evitando cambios innecesarios y reduciendo los niveles de demanda.

Otros aspectos importantes eran: la evaluación del riesgo para identificar los equipos críticos y sus repuestos, la integración de los almacenes flotantes con el almacén general, la estandarización de repuestos, indicadores de gestión para los almacenes, clasificación y revisión del stock ya existente, eliminación de los repuestos obsoletos y no críticos con mas de tres años sin consumos y otros.

Hoy día todo esto ha evolucionado a lo que se conoce como “la gerencia de la cadena de suministro” (Supply Chain Management) la cual, forma parte de cualquier estrategia empresarial por muy pequeña que sea la planta productiva. Esto se ha convertido en un factor critico para el éxito de cualquier negocio, ya no solo involucra compras de materia prima, repuestos y materiales, ahora también se trata de planificación estratégica, evaluación de los servicios y desempeño de contratistas, requerimientos de seguridad, higiene y ambiente, evaluación de las condiciones del mercado, análisis de las regulaciones locales y de los factores geopolíticos, todo dentro de un marco de valores éticos y reglas de cumplimiento estricto relacionados con el negocio, es decir, algo bien complejo donde el grupo de mantenimiento tiene mucho que aportar como parte de un todo y que involucra un gran desafío para el profesional de esta área, el cual debe procurar una formación en este sentido, para contribuir así al cambio de cultura y a la obtención de niveles óptimos de disponibilidad y confiabilidad de las instalaciones.