Históricamente el modelo de control de inventario estático, mostrado abajo, a sido utilizado para la optimización de los inventarios, de aquí se desprende una serie de concepto y formulas generales que considero básicos y que podrían ayudarles como en su momento me ayudaron a mi.
1. Tiempo de Reposición (TR): es el periodo de tiempo comprendido desde que se alcanza el punto de re-orden hasta que el nuevo material es recibido en el almacén (generalmente para llegar al nivel Máximo de Inventario). Este tiempo incluye la generación de la requisición del material, autorizaciones, licitación del material, colocación de la orden de compra, transporte, recepción y cualquier otro tiempo que demore al material para obtener su lugar en los estantes de almacén. Este parámetro es crucial para mantenimiento y puede variar de empresa a empresa e incluso de país en país, puede ser afectado por múltiples factores tanto internos como externos, como: los procedimientos internos, las regulaciones y leyes locales, el tipo de material, la localización y la edad de la planta, etc. Este es un parámetro que debe ser determinado por el personal de materiales y generalmente es un valor promedio.
2. Demanda y tendencia de la demanda: la demanda promedio (DP) es básicamente el uso que se le da a un Ítem específico en un periodo de tiempo dado, generalmente los últimos 24 meses nos da una buena tendencia del historial de uso de un Ítem.
Algunos factores propios de mantenimiento pueden afectar la evaluación de la demanda. Los mantenimientos por campañas o por temporadas, aumento de la población de los equipos, modificación u optimización de las tareas mantenimientos, ajustes de los parámetros operacionales, obsolescencia de los equipos e incluso el aumento o disminución de la confiabilidad, puede afectar a este valor, por lo que, debe tenerse mucho cuidado en tener todo el panorama operacional antes de evaluar y definir este parámetro.
Es posible determinar la demanda promedio de un Ítem, aun sin contar con data histórica, esto se hace a través de la siguiente ecuación:
DP = (Población de equipos / TPEF)
Donde el Tiempo promedio entre fallas (TPEF) puede determinarse con herramientas como OREDA.
3. Factor de servicio: el factor de servicio es un número que nos indica la probabilidad de que la demanda sea satisfecha con el inventario existente. Este factor se utiliza primordialmente con propósitos de clasificación de inventario y es asignado a un Ítem o grupos de ellos según su criticidad, y es allí, donde radica su importancia, es decir lo importante es clasificar los repuestos según la criticidad de los equipos a los que pertenecen, mas que aplicar el valor del factor de servicio como tal.
La siguiente tabla nos muestra el valor del factor de servicio según la criticidad de los equipos.
4. Punto de Re-orden (PRO): este parámetro es esencial en toda estrategia de control de inventario, consiste en definir un punto donde hacer una requisición para reponer el valor máximo del stock de un Ítem, para esto generalmente es necesario considerar y contestar las siguientes preguntas: Cuando debo ordenar? y Que cantidad debo Ordenar?
Existen varias referencias para contestar la primera pregunta. Generalmente el punto de re-orden se da cuando el stock del Ítem llega al valor de:
a. PRO = (La demanda máxima) x (Tiempo de reposición)
b. PRO = (Stock mínimo del Ítem + 1)
c. PRO = (Demanda diaria x Tiempo promedio de reposición) + stock de seguridad
Para contestar la segunda pregunta, debemos tener muy presente los tiempos de reposición y las demandas de los Ítems, pero generalmente se determina restando el Stock máximo del Ítem menos el mínimo o menos la cantidad existente en almacén.
5. Nivel Máximo de inventario (MAX): existen varias alternativa, pero la que a mi mas me gusta es la que se calcula por la siguiente ecuación:
MAX = DP * Un periodo de tiempo.
Donde:
DP: Es la demanda Promedio y el periodo de tiempo es generalmente 24 mese. En esta ecuación el valor MAX no debe ser menor al punto de re-orden.
Existe otra formula basada en la cantidad económicamente razonable (EOQ) que no es más que la cantidad que balancea el costo del inventario existente de Ítem contra el costo de la orden de compra colocada, este método nos indica que:
MAX = MIN + EOQ
6. Nivel Mínimo de inventario (MIN): al igual que para el máximo, para el mínimos existen varias formulas, pero la que yo siempre he usado es:
MIN = (TR x DP) – MAX
7. Stock de Seguridad: Muchas veces se confunde con el punto de re-orden o con el Nivel Mínimo de Inventario. De hecho el stock de seguridad puede determinarse por uno u otro de estos parámetros, dependiendo de la política de cada planta, pero básicamente, como su nombre lo indica, se trata de una cantidad establecida de stock en almacén que permite protegernos de una falla de este Ítem en el almacén (Stockout). Este parámetro usualmente es utilizado solo en Ítem críticos o donde los tiempos de reposición son pocos confiables de manera de garantizar la continuidad operacional de los equipos.
Los tres primeros términos de esta listas (tiempo de reposición, demanda y factor de servicio) pueden ser considerados como los mas importantes para poder establecer la estrategia de inventario de cualquier empresa.
La optimización de inventarios termina siendo un arte que pocos dominan, es algo que va desde ofrecer un stock de partes óptimo para cumplir con cualquier tipo de tareas de mantenimiento, hasta mantener un costo de almacenamiento no tan alto, estas son dos fuerzas opuestas que deben ser balanceadas para optimizar las operaciones.
Sin ser un experto en este tema, estas ecuaciones y conceptos, me permitieron en su momento participar activamente en reuniones para definir algunas estrategias de inventarios junto con el personal de almacenes y compras, Espero que a Uds. también les ayuden.
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