Eficiencia Operacional – Reporte de Perdidas

La mayoría de los proyectos de mejora de la eficiencia operacional se basan fundamentalmente en programas de control de las pérdidas de producción. Uno de los principales desafios de estos programas es identificar los orígenes y la volumetría de las perdidas que permitan generar estrategias y planes de acción para cerrar las brechas entre la máxima capacidad de producción instalada y la actual.

Generalmente los orígenes de una pérdida de producción estan en: las paradas de planta (planificada o no), las restricciones o cuellos de botella en el proceso y las ineficiencias operacionales. Al identificar y combinar el origen de las perdidas y su volumetría podemos jerarquizarlas y establecer prioridades que nos permitan evaluar eficientemente sus causas. Asi mismo al identificar el origen, el volumen y la causa de una perdida podemos determinar el mejor plan de acción  para remediarla y evitar nuevamente su ocurrencia.

Un elemento esencial en este proceso es el reporte de pérdidas, el cual, tiene el importantísimo objetivo de capturar toda la información que permita el análisis de las mismas.

Los reportes de perdidas generalmente son elaborados por el personal de operaciones de producción y es lógico que así sea, ya que, ellos son los responsables directo de hacer seguimiento y reportar los niveles de producción de las plantas. Lo más común es que encontremos la información de las perdidas dentro de los reportes diarios de producción, sin embargo, no es extraño hoy día, conseguir otras herramientas o software especializados en la captura de información de las pérdidas de producción.

En todo caso un reporte de pérdida debe ser lo más simple y amigable posible, sin sacrificar ningún dato o pieza de información que posteriormente pueda ser utilizado en el análisis de las causas o permita la retroalimentación entre operaciones de producción y otras áreas de la empresa (Mantenimiento, Ingeniería, Finanzas etc.), debe contener como mínimo la siguiente información sobre la pérdida:

1.   Número de registro o identificación

2.   Fecha y Hora

3.   Tipo (Planificada o no planificada)

4.   Ubicación – Planta afectada

5.   Cantidad estimada de la perdida

6.   Causa Probable

7.   Acción Correctiva acordada

8.    Nombre de la persona que hace el reporte

Si bien es cierto que el personal de operaciones de producción son los responsables de generar los reportes de perdidas, también es cierto que al analizar sus causas son grupos multi-funcional y multi-departamental los que llevan a cabo esta acción, es entonces cuando empiezan a surgir preguntas que requieren respuestas en base a otro tipo de información y datos que en la mayoria de los casos no están en el contenido de dicho reporte.

Por ejemplo, cuando estamos frente a perdidas por paradas no programadas causadas por fallas de equipos, esto seguramente nos conducirá a un Análisis Causa Raíz de la Falla (ACRF), lo que presume y requiere recolectar una gran cantidad de datos e información que no siempre está presente en los reportes de perdidas elaborados por operaciones de producción.

Para  resolver esto, una práctica que he implementado con bastante éxito ha sido vincular el reporte de perdidas con la Orden de Trabajo (ODT) de mantenimiento, esto permite, a demás de obtener más información sobre las fallas y sus acciones correctivas, dejar un registro histórico, no solo de las perdidas, sino también de las causas de fallas y de las consecuencias de estas vinculada con los equipos, esto posibilita tambien reevaluar los niveles de criticidad de los equipos involucrados y por consecuencia ajustar las estrategias de mantenimiento.

Una vez analizada de forma integral una pérdida es importante que ingrese a una base de datos donde esté debidamente ordenada por categorías, tipo y causa, esto permitirá hacer evaluaciones periódicas de los procesos, identificar  acciones preventivas y compartir información con otras planta similares con el fin de reducir o eliminar las causas más comunes de pérdidas. Generalmente este tipo de registro o bases de datos son  mandatorios por las gerencias corporativas.

El seguimiento a la ejecución de las acciones correctiva es otro aspecto importante que atender, para lograr esto las bases de datos relacionas con las perdidas de produccion deben estar enlazadas con los procesos de planificación y programación de la planta para así garantizar los recursos para la ejecución exitosa de estas acciones.

Finalmente el círculo se cerrara con reuniones periódicas para hacer seguimiento a los indicadores que miden la eficiencia operacional de la planta, estas reuniones serán multi-departamental y multi-funcional y su principal objetivo será promover la transferencia del conocimiento de las causas de las perdidas y proveer los recursos necesarios para la capacitación del personal, compra de nuevas herramientas y otros recursos para evitar las perdidas recurrentes, así como también revisar los roles y responsabilidades de las posiciones clave, si fuese necesario.